Hướng Dẫn Bảng Điều Khiển Allingo: Cách Tạo Đơn Vận Chuyển Mới

Quản lý logistics đòi hỏi tính hiệu quả, độ chính xác và khả năng theo dõi rõ ràng. Việc tổ chức và thực hiện các chuyến giao hàng nhanh chóng sẽ đảm bảo sự thành công trong khâu vận hành cũng như mang lại sự hài lòng cho khách hàng. Bằng cách sử dụng một nền tảng tập trung, các doanh nghiệp và cá nhân có thể dễ dàng điều phối các gói hàng, tiếp cận một mạng lưới cho phép họ gửi mọi thứ, đến mọi nơi. Giao diện được thiết kế tối ưu để giúp người dùng gửi hàng một cách thông minh nhất.

Bước 1: Thao Tác Trên Giao Diện Bảng Điều Khiển

Quy trình bắt đầu tại bảng điều khiển quản trị chính. Giao diện hiển thị các chỉ số vận hành quan trọng, mang đến một cái nhìn tổng quan toàn diện về các hoạt động logistics diễn ra hàng ngày. Người dùng có thể xem trạng thái giao hàng hiện tại của các đơn hàng trong khoảng thời gian đã chọn.

Bảng điều khiển cũng theo dõi các dữ liệu tài chính liên quan đến hoạt động logistics. Hệ thống trình bày rõ ràng các con số về Tổng tiền COD (Total COD), COD khả dụng (Available COD) và COD đang chờ xử lý (Pending COD).

Thêm vào đó, hệ thống sẽ làm nổi bật tổng số tiền phí COD mà bạn đã tiết kiệm được.

Allingo dashboard guide, figure 1 — Bảng điều khiển Allingo

Để bắt đầu một tác vụ logistics mới, hãy tìm trình đơn điều hướng ở bên trái giao diện. Từ thanh công cụ bên cạnh, nhấp vào nút "Tạo Đơn Mới" (New Shipment) để bắt đầu tạo đơn của bạn.

Allingo dashboard guide, figure 2 — Nhấp vào nút "Tạo Đơn Mới" (New Shipment) để bắt đầu tạo đơn của bạn

Bước 2: Chọn Danh Mục Giao Hàng

Các yêu cầu logistics sẽ khác nhau tùy thuộc vào mức độ ưu tiên và ngân sách của bạn. Hệ thống sẽ yêu cầu bạn chọn loại hình giao hàng. Bạn cần chọn dịch vụ phù hợp nhất với nhu cầu vận chuyển của mình.

Nền tảng cung cấp hai danh mục chính:

Giao ngay (On-Demand): Dịch vụ này được thiết kế để tối ưu hóa tốc độ. Nó cung cấp giải pháp giao hàng nhanh cho các đơn hàng khẩn cấp. Vì thời gian lấy hàng và giao hàng ngắn hơn, dịch vụ này sẽ đi kèm với mức chi phí cao hơn. Lựa chọn này là phù hợp nhất cho các đơn hàng cần giao ngay lập tức khi bạn muốn tìm tài xế một cách nhanh chóng.
Tiêu chuẩn (Standard): Dịch vụ này ưu tiên tính tối ưu chi phí. Nó hoạt động như một lựa chọn tiết kiệm cho các đơn hàng không gấp. Danh mục tiêu chuẩn rất lý tưởng cho các đơn hàng có thể linh hoạt về thời gian hoặc giao theo lịch trình với mức giá ưu đãi.

Hãy đánh giá mức độ ưu tiên của hàng hóa cần gửi và chọn tùy chọn phù hợp để tiếp tục.

Allingo dashboard guide, figure 3 — Chọn Giao ngay (On Demand)

Allingo dashboard guide, figure 6 — Chọn Tiêu chuẩn (Standard)

Bước 3: Điền Thông Tin Chi Tiết Của Đơn Hàng

Việc nhập dữ liệu chính xác sẽ đảm bảo quá trình định tuyến đúng và tính giá cước chuẩn xác. Người dùng phải điền thông tin đơn hàng một cách cẩn thận. Nền tảng yêu cầu người dùng nhập các thông tin cần thiết cho điểm lấy hàng và điểm giao hàng.

Dữ liệu Vị trí: Nhập địa chỉ chính xác cho điểm lấy hàng và điểm giao hàng, kèm theo thông tin liên hệ.
Thông tin Gói hàng: Chuyển đến phần thông tin gói hàng để xác định các đặc điểm vật lý của bưu kiện.

Chọn danh mục sản phẩm tương ứng, ví dụ như mỹ phẩm.
Cho biết kích thước và trọng lượng thực tế của mặt hàng.
Nếu hàng hóa bên trong cần được bốc xếp nhẹ tay, hãy đánh dấu rõ ràng vào ô xác nhận đây là hàng dễ vỡ.

Dữ liệu Tài chính: Đối với các giao dịch cần thu tiền khi nhận hàng, hãy nhập đúng số tiền thu hộ (COD).

Bước 4: So Sánh Các Tùy Chọn Từ Đối Tác Vận Chuyển

Sự minh bạch là một chức năng cốt lõi của bảng điều khiển Allingo. Sau khi gửi thông tin, Allingo sẽ hiển thị các tùy chọn giao hàng hiện có từ nhiều đối tác. Giao diện cho phép người dùng so sánh các lựa chọn vận chuyển một cách hiệu quả. Bảng kết quả hiển thị nhiều nhà cung cấp, mỗi bên đều nêu rõ các điều khoản dịch vụ cụ thể của mình.

SPX: Cung cấp dịch vụ giao hàng Tiêu chuẩn với thời gian từ 2 đến 3 ngày. Các điều khoản quy định thời gian hoàn tiền COD là 20 ngày và tỷ lệ phí hoàn hàng (RTS - Return to Sender) là 0%. Giao diện hiển thị tính toán chi phí cuối cùng, ví dụ như 25.521 đ.
VNPost: Cung cấp dịch vụ e-commerce Tiêu chuẩn. Các điều kiện cho thấy tiền COD sẽ do tài xế trực tiếp xử lý, với tỷ lệ phí hoàn hàng (RTS) là 50%.
GHTK: Cung cấp tùy chọn Chuyển phát nhanh cam kết giao trong 3 ngày. Các điều khoản quy định thời gian hoàn COD là 5 ngày đi kèm với tỷ lệ phí hoàn hàng là 100%.
NTLogistics: Cung cấp cấp độ giao hàng Tiết kiệm. Các điều khoản bao gồm thời gian hoàn COD là 15 ngày và tỷ lệ phí hoàn hàng là 0%.

Người dùng có thể sắp xếp các kết quả này để ưu tiên lựa chọn rẻ nhất hoặc nhanh nhất. Hệ thống phân định rõ ràng cước phí giao hàng cơ bản và phí bảo hiểm. Một thông báo trên bảng điều khiển cũng giới thiệu về tính năng sắp ra mắt có tên là Đơn Hàng Khẩn Cấp (Urgent Order), cho phép bạn phát tín hiệu đơn hàng để tìm được tài xế nhanh nhất.

Allingo dashboard guide, figure 4 — So Sánh Các Tùy Chọn Từ Đối Tác Vận Chuyển

Bước 5: Gửi Yêu Cầu Vận Chuyển

Sau khi đánh giá kỹ danh sách, hãy chọn tùy chọn giao hàng phù hợp với nhu cầu của bạn và chuẩn bị gửi yêu cầu đặt đơn. Khi bạn chọn một nhà cung cấp dịch vụ, bảng tổng duyệt dịch vụ giao hàng cuối cùng sẽ hiện ra.

Xác minh Dữ liệu: Kiểm tra lại chính xác địa chỉ lấy hàng và giao hàng để ngăn ngừa các lỗi sai tuyến. Xác nhận kích thước, trọng lượng và số lượng sản phẩm của gói hàng.
Kiểm tra Tài chính: Hệ thống hiển thị bảng phân tích chi tiết tổng chi phí. Kết quả tính toán này cộng gộp cước giao hàng, phí bảo hiểm, phí COD, phí nền tảng, thuế VAT và bất kỳ khoản phí hoàn hàng (RTS) nào.

Sau khi đã kiểm tra đầy đủ, hãy nhấp vào nút "Gửi Yêu Cầu" (Send Request). Đơn hàng của bạn sẽ ngay lập tức được gửi đến đối tác đã chọn để tiến hành phân công tài xế.

Bước 6: Quản Lý Đơn Hàng Đang Giao

Sau khi gửi đơn, bạn có thể giám sát và quản lý trực tiếp ngay trong trang Tổng Quan Đơn Hàng (Shipment Overview). Nền tảng cung cấp các cập nhật giao hàng và thông tin hữu ích để đảm bảo đơn hàng của bạn diễn ra suôn sẻ.

Giao diện tích hợp một dòng thời gian tiến độ trực tiếp, theo dõi các cột mốc quan trọng theo đúng trình tự. Người dùng có thể quan sát các thay đổi về trạng thái, bao gồm:

Tài xế đang trên đường đến lấy hàng
Tài xế đang ở gần điểm lấy hàng
Đã lấy hàng
Đã đến điểm giao hàng
Đang chờ tại điểm giao hàng
Đã giao hàng thành công

Vượt xa khả năng theo dõi thụ động, bảng quản lý cung cấp các công cụ chức năng rất thiết thực. Người dùng có quyền xem đơn hàng trên trang web của đối tác vận chuyển hoặc sử dụng chức năng hủy đơn nếu cần thay đổi kế hoạch. Các chứng từ hành chính có sẵn thông qua tùy chọn tải xuống mã vận đơn (waybill). Nếu cần hỗ trợ thêm về quá trình giao nhận, hệ thống có cung cấp một liên kết trực tiếp để liên hệ với bộ phận hỗ trợ.

Allingo dashboard guide, figure 5 — Quản Lý Đơn Hàng Đang Giao

Các Câu Hỏi Thường Gặp (FAQs)

Tôi cần bắt đầu từ đâu để tạo một đơn hàng mới trên nền tảng?

Bạn có thể bắt đầu quy trình trực tiếp từ giao diện quản trị chính. Từ thanh công cụ bên cạnh của bảng điều khiển, nhấp vào nút "Tạo Đơn Mới" (New Shipment) để bắt đầu tạo đơn vận chuyển của bạn.

Các danh mục giao hàng chính khác nhau như thế nào?

Hệ thống yêu cầu người dùng chọn loại giao hàng dựa trên các nhu cầu cụ thể. Tùy chọn Giao ngay (On-Demand) cung cấp dịch vụ giao hàng nhanh cho các bưu kiện khẩn cấp nhưng sẽ có chi phí cao hơn. Tùy chọn Tiêu chuẩn (Standard) đóng vai trò là một giải pháp tối ưu chi phí, được thiết kế cho các đơn hàng không gấp.

Tại sao dữ liệu điểm lấy hàng và giao hàng phải được nhập thật chính xác?

Độ chính xác của vị trí quyết định đến sự sẵn có của đối tác giao hàng và logic tính giá cước. Nền tảng cảnh báo rõ ràng rằng các tùy chọn giao hàng hiện có ở bước tiếp theo hoàn toàn phụ thuộc vào thông tin được nhập này.

Hệ thống có cung cấp bảng phân tích chi phí minh bạch trước khi gửi đơn không?

Có. Việc chọn một đối tác sẽ tự động tạo ra một bảng đánh giá dịch vụ giao hàng chi tiết, tính toán tổng giá bằng cách cộng cước giao hàng, phí bảo hiểm, phí COD, phí nền tảng, thuế VAT và các khoản phí hoàn hàng (RTS) nếu có.

Điều gì xảy ra ngay sau khi yêu cầu vận chuyển được gửi đi?

Ngay sau khi nhấp vào "Gửi Yêu Cầu", đơn hàng của bạn sẽ lập tức được chuyển đến đối tác đã chọn để phân công tài xế. Sau khi đơn được điều phối, người dùng có thể theo dõi quá trình thông qua các cập nhật trực tiếp, chẳng hạn như khi tài xế đang trên đường đến lấy gói hàng.